Bazując na wieloletnim doświadczeniu w pracy z kancelariami prawnymi, uważam, że głównymi obszarami, nad którymi warto pracować, aby zwiększyć rentowność kancelarii są:
- Sposoby rozliczeń, a w nich stawki i modele,
- Nawyki, czyli sposoby w jakich wykonujesz swoje obowiązki,
- Technologia Legaltech, czy stosujesz ją w swojej kancelarii oraz czy jest wykorzystywana w sposób optymalny,
- Analityka, czyli przegląd procesów usprawniających pracę.
Sposoby rozliczeń
Klasyczny proces obsługi klienta wygląda następująco. Zwraca się do Ciebie osoba z pewnym problemem, omawiacie go, umawiacie się na obsługę i sposób rozliczenia, realizujesz zadania, piszesz pisma, uczestniczysz w rozprawach i spotkaniach z klientem.
Z perspektywy osoby prowadzącej kancelarię jednym z najważniejszych etapów rozmowy z klientem jest ustalenie sposobu rozliczenia. Poniżej przedstawiam trzy główne możliwości rozrachunku:
- Godzinowe – w tym przypadku klient płaci określoną w złotówkach stawkę za godzinę pracy prawnika,
- Ryczałtowe – tu strony ustalają wynagrodzenie w określonej kwocie, której wysokość jest niezmienna,
- Mieszane – połączenie ryczałtów z godzinami, ryczałtów z fee.
W przypadku rozliczeń godzinowych zapisujemy liczbę godzin w ramach sprawy i mnożymy razy stawkę.
Przykład: 15h x 300 zł = 4500 zł.
Pamiętaj, że w zależności od tego, kto wypełnia obowiązki dotyczące danej sprawy, stawki godzinowe mogą ulec zmianie. W tym przypadku najbardziej klarowną opcją będzie przedstawienie klientowi tzw. timesheet’u.
Przykład: Partner kancelarii przepracował 3h po stawce 800 złotych, Radca Prawny/Adwokat poświęcił 2h po stawce 400 zł, a aplikant 6h po stawce 100 zł. Dzięki przejrzystemu wykazowi klient będzie miał świadomość, jakie komponenty składają się na wynagrodzenie dla kancelarii.
Warto dodać, że niektóre kancelarie stosują również praktykę polegającą na zwiększeniu stawki w sytuacjach, gdy dana sprawa nabiera priorytetu np. PILNA. Wówczas możliwe jest podniesienie wynagrodzenia przykładowo o 50%.
Kancelarie, które analizują czas pracy rozdzielają go na czas zarejestrowany oraz czas sprzedany na fakturze dla klienta. Wówczas widoczne jest, że „sprzedane” zostało jedynie 50h ze 100, które zarejestrował aplikant czy praktykant.
Poza klasycznym mnożeniem godzin i stawek, możliwe jest wprowadzenie innych wariantów rozliczeń.
Przykład: Kancelaria rozlicza się godzinowo, ale z limitem godzin. To znaczy, że ustalasz z klientem, że pierwsze 10h w ramach sprawy będzie płatne 300 złotych/h, a kolejne 10 przepracujesz w stawce o 30% niższej.
Przykład drugi: Partner/Radca Prawny/Aplikant za pierwsze 10h pracy pobiorą odpowiednio 800/500/200 złotych, natomiast po przekroczeniu tej ilości godzin stawka ulegnie zmianie i będzie przedstawiać się następująco: 600 zł za godzinę pracy dla Partnera, 450 zł dla Radcy Prawnego, 150 złotych dla Aplikanta.
Należy dodać, że limitem godzin będzie ilość czasu, na który umówiłeś się z klientem w pierwszym progu. Tych progów również może być kilka.
Kolejny wariant rozliczeń polega na umówieniu się na rozliczenie godzinowe z górnym limitem kwoty.
Przykład: Umawiasz się z klientem na kwotę 10.000 złotych, zapisujesz czas i stawki pracowników kancelarii, ale kwota na fakturze nie będzie przewyższała umówionej kwoty.
W tym miejscu muszę zaznaczyć, że rozliczenia godzinowe mają swoje ograniczenia. Jeżeli, chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat zapraszam do odsłuchania mojego podcastu.
Muszę zaznaczyć, że w mojej praktyce zawodowej najczęściej spotykam się z ryczałtowym sposobem rozliczeń, ale z limitowaną ilością godzin. Zwykle takie rozwiązanie stosowane jest przy stałej współpracy z danym klientem i opiera się na liczbie godzin rabatowych.
Przykład: Umawiasz się z klientem, że za prowadzenie stałej obsługi prawnej będzie on ponosił wydatek w wysokości 6000 złotych miesięcznie. Równocześnie zakładasz, że maksymalna ilość godzin, jaką poświęcisz w ramach tej obsługi nie przekroczy 20 godzin. Dodatkowo informujesz klienta, że w momencie, gdy realizacja obowiązków w danej sprawie będzie zajmować więcej 20h, to za każdą dodatkową godzinę doliczyć do faktury 400 złotych. Czyli, jeśli w ramach zlecenia zarejestrujesz 22 godziny, kwota na fakturze wyniesie 6800 złotych.
Istotne jest, żeby zaznaczyć, że istnieje wiele innych, różnych sposobów rozliczeń, które będą łączyć koszt czasu pracy oraz koszty wykonywanych przez kancelarię zadań. Skrupulatna analiza rejestru godzin pozwoli Ci na zobaczenie ile tak naprawdę kosztuje godzina Twojej pracy, a dodatkowo postawi Cię na lepszej pozycji w rozgrywaniu „wojen na stawki”, które w dzisiejszych czasach są nieuniknione na rynku usług prawnych.
Podczas analizy sposobów rozliczeń pamiętaj również, aby ustalić kto ponosi koszty ogólne przy prowadzonych sprawach. Chodzi tu o koszty dojazdu, opłat skarbowych, być może koszty administracyjne. Wiedz, że kumulacja z pozoru niewielkich kwot w wielu sprawach może być sporą wartością rzutującą na wynik finansowy Twojej kancelarii.
Nawyki, czyli sposoby w jakich wykonujesz swoje obowiązki
Nawyk to nabyta skłonność do sprawniejszego, bardziej mechanicznego wykonywania jakiejś czynności.
W tym miejscu proszę, abyś zastanowił się nad następującymi pytaniami:
- Czy zapisujesz swój czas pracy po zakończonej czynności?
- Ile czasu w ciągu dnia, tygodnia miesiąca gubisz?
- Czy korzystasz ze stoperów?
- Czy używasz programu do rejestracji/zarządzania czasem?
- Czy wiesz, jak najszybciej zapisać swój czas w programie, którego używasz?
- Ile czasu poświęcasz na szukanie? Czy można coś z tym zrobić?
- Czy robisz tygodniowe przeglądy pracy? Jakie wnioski z tego wyciągasz?
- Czy panujesz nad sprawami i statusami prowadzonych spraw?
- Czy delegujesz część ze swoich obowiązków do członków zespołu?
Przy współpracy z kancelariami często obserwuję brak konsekwencji przy nawykach. Zdaję sobie sprawę, że nie jest to prosta sprawa.
Pamiętaj jednak, że dobre nawyki i dobre finanse idą ze sobą w parze J
Technologia Legaltech
Oprogramowanie informatyczne w kancelarii prawnej ma za zadanie zastępować i digitalizować możliwe wiele procesów analogowych, takich jak na przykład korzystanie z kalendarza czy delegowanie zadań w ramach prowadzonych spraw.
Zastanawiasz się jak korzystanie z programów informatycznych wpływa na kwestie finansowe kancelarii prawnej? Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że doradztwo prawne staje się szybsze i o wiele bardziej konkurencyjne. Nie bez kozery mówi się przecież, że czas to pieniądz.
Są trzy drogi do wyboru technologii informatycznej. Możesz:
- Dostosować oprogramowanie do procesów w Twojej kancelarii,
- Dostosować procesy do wymagań danego oprogramowania;
- Stworzyć hybrydę.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, zapraszam do posłuchania podscastu:
https://www.rentownakancelaria.pl/?p=641
Analityka, czyli przegląd procesów usprawniających pracę.
Wśród najczęściej spotykanych zasobów poddawanych analityce w kancelarii prawnej należy wyróżnić: przychód oraz czas.
Przeanalizuj następujące rzeczy:
- Jaki przychód wygenerowałeś na konkretnym kliencie?
- Jaki przychód wygenerował dla Ciebie pracownik kancelarii?
- Które sprawy dały nam największy przychód?
- Ile czasu poświęciłeś danemu klientowi?
- Ile czasu zarejestrował pracownik? Ile z tego czasu zostało sprzedane klientowi?
- Ile uzyskałeś przychodu dla danego klienta w jego sprawach, mając na względzie podział na pracowników i opłacone faktury?
Na pewno zastanawiasz się teraz, jakie wnioski należy wyciągnąć z takiej analityki. Wobec tego, przejdźmy przez przykład:
Twoja kancelaria poświęciła na sprawę danego klienta 17 godzin. Faktura opiewa na kwotę 3000 złotych netto. Chcemy sprawdzić, jaki procent udziału w tej fakturze mieli Partner, Radca Prawny i Aplikant. Jaka część z tych 3000 złotych została wypracowana przez poszczególne osoby?
Dzięki skrupulatnej rejestracji czasu, wiemy, że Partner poświęcił na tę sprawę 3 godziny, Radca Prawny 6 godzin, a Aplikant 8 godzin. Ich stawki zwykle wynoszą odpowiednio 800/300/100 złotych. Mając na względzie te wartości oraz poświęcony czas pracy nie sposób nie zauważyć, że kwota faktury powinna wynosić 5.000 złotych.
Mimo to, prosta matematyka wskazuje, że:
- Partner zarobił 1440 z 3000 złotych, co stanowi 48% kwoty. Pracował po średniej stawce 480 zł netto, czyli poniżej swojej stawki.
- Radca Prawny zarobił 1080 z 3000 złotych, co stanowi 36% kwoty. Pracował po średniej stawce 180 zł netto, czyli poniżej swojej stawki.
- Aplikant zarobił 480 z 3000 złotych, co stanowi 16% kwoty. Pracował po średniej stawce 60 zł netto, czyli poniżej swojej stawki.
Jeżeli chcesz uniknąć sytuacji, w której Twoja stawka jest nieadekwatna do poświęconego czasu pracy, analizuj i wyciągaj wnioski.
