Metody zwiększenia liczby godzin w kancelarii.
Jeżeli chcesz zobaczyć zadowalające efekty finansowe w obliczu rozliczeń z klientami w Twojej kancelarii, musisz zachować najwyższy poziom dyscypliny podczas rejestracji Twojego czasu pracy. Niech to wejdzie w Twój nawyk.
Przejdźmy wspólnie przez przykładową sytuację. Prawnik poświęcił dwie godziny na pracę merytoryczną związaną z daną sprawą. Dodatkowo przeprowadził dwie 45-minutowe rozmowy z klientem, odpisywał na poważnego maila np. przez godzinę, a także poprowadził spotkanie, które trwało godzinę i 15 minut. Jeżeli chce w sposób rentowny zarządzać swoim czasem, wszystkie te czynności powinien zapisać w programie (np. Excel). Dzięki temu będzie w stanie zobaczyć, że rozmowy telefoniczne z klientami zabierają mu w perspektywie miesiąca przykładowo 10h, których nie fakturuje, a co za tym idzie traci pewną sumę pieniędzy.
W mojej praktyce spotykam się z trzema głównymi sposobami na rejestrację czasu pracy:
- Rejestrujemy wszystkie czynności w dniu ich wykonania z dokładnością do 15 minut;
- Rejestrujemy większość czynności, ale z opóźnieniem np. jednodniowym, a czasem nawet kilku czy kilkunastodniowym.
- Nie rejestrujemy czynności, ponieważ umiemy dobrze wycenić zlecenie.
W pierwszym przypadku dajemy sobie szansę na skrupulatną i prawidłową analitykę. Jeśli ogół czynności na rzecz klienta zabrał mi np. 100 godzin (w tym rozmowy, maile, spotkania, rozprawy), a wystawiłem fakturę na 15.000 złotych netto, to wiem, że chcąc zachować dotychczasowy poziom efektywności nie powinienem przyjmować spraw poniżej stawki 150 złotych za godzinę.
Drugi sposób jest mocno ryzykowny. Zapewniam Cię, ze rejestrując czas w następnym dniu po wykonaniu jakichś czynności, ubędzie Ci około 20% wykonanych obowiązków. Nie jesteśmy w stanie odtworzyć całego dnia jeden do jednego. To z kolei przekłada się na błędne dane źródłowe, a w konsekwencji na niedokładne wyliczenia. W przypadku rejestracji czasu pracy po upływie kilku dniu, straty mogą wynosić nawet 60%.
Jeżeli Twoja kancelaria działa w sposób rentowny bez potrzeby rejestracji czasu, to świetnie. Rób to, co robisz do tej pory. Może być jednak tak, że nie jesteśmy w stanie wyciągać wniosków i nie umiemy odpowiednio wycenić zleceń na przyszłość. W kancelariach prawnych, z którymi współpracuje zawsze staram się podkreślić, że analiza czasu jest niezbędna do prawidłowej wyceny pracy. Przykładowo, jeżeli obsługa prawna w zakresie rozwodu opiewa zawsze na kwotę 5.000 złotych to nie jesteś wstanie określić realnej stawki, za jaką wykonujesz obowiązki. W jednym przypadku może to być 50 złotych za godzinę, a w innym np. 250 zł/h, Można to porównać do rosyjskiej ruletki – wynik za każdym razem będzie inny.
Jak sprawić, aby prawnicy rejestrowali czas w dniu wykonania czynności?
Jeśli uważasz, że treści z tej strony są wartościowe i chcesz pogłębić swoją wiedzę z transformacji kancelarii, zapraszam Cię do niezobowiązującej rozmowy, gdzie sprawdzimy, czy będziemy sobie w stanie pomóc. Pomogłem kilkustet kancelariom prawnym w Polsce rozwiązać różne problemy związane z zarządzaniem, technologią, marketingiem prawniczym i sprzedażą. Bezpłatną rozmowę umówisz klikając w TEN link.
- Przede wszystkim muszą wiedzieć po co. Jaki jest cel tej rejestracji? Może nawet co przyniesie mi poprawne raportowanie? (Przykładowo premie/podwyżki/wyższe stawki za godzinę). Konieczne jest również wskazanie, dlaczego dla osoby odpowiedzialnej za wystawianie faktur niezbędny jest dostęp do prawidłowych danych. Polecam przedyskutować te kwestie wewnątrz zespołu.
- Niezbędne jest również zapewnienie odpowiedniej wiedzy w kontekście prostego, szybkiego i intuicyjnego wprowadzania danych do systemu.
- Warto również sprawdzać np. raz w tygodniu jak wygląda rejestr czasu wewnątrz zespołu.
Co, jeśli mimo wdrożenia odpowiednich działań, pracownicy kancelarii nadal nie raportują swojego czasu pracy?
W takiej sytuacji powinieneś się zastanowić nad uzależnieniem wpisywania czasu pracy od wartości wynagrodzenia. Osoby, które nie wypełniają tego obowiązku, zwyczajnie otrzymają niższe wynagrodzenie.
Możesz również użyć magicznej funkcji, która zablokuje możliwość rejestru czynności po upływie np. dwóch dni. Jest to pewnego rodzaju mobilizacja. Jeżeli prawnik nie wypełni tego obowiązku w określonym czasie, będzie musiał się tłumaczyć przed osobą, która panuje nad finansami w Twojej kancelarii.
Co ciekawe, sposoby te zazwyczaj są przyjmowane entuzjastycznie przez moich klientów, finalnie jednak mało kto je wdraża. Nie można ukryć, że są drastyczne. W moim mniemaniu odwracają jednak zasady gry na rzecz efektywności kancelarii, co czyni je nietuzinkowymi i interesującymi.
