Na rynku dostępnych jest około 30 programów informatycznych, których zadaniem jest usprawnienie pracy związanej z zarządzeniem kancelarią prawną. W niniejszej publikacji skupię się na omówieniu, a także przedstawieniu własnych opinii dotyczących wyboru najlepszego oprogramowania dla Twojej kancelarii.
Należy zaznaczyć, że obecnie nie istnieją darmowe programy do zarządzania kancelarią. Wobec tego podjęcie świadomej decyzji, pozwoli Ci uniknąć niepotrzebnych i nadprogramowych kosztów.
Systemy dedykowane branży prawnej są podobne do CRM (ang. Customer Relationship Managment), a także do szerzej stosowanych w biznesie systemów ERP (ang. Enterprise Resource Planning). Kancelarie prawne za pomocą programów informatycznych są w stanie zapisywać dane teleadresowe klientów w jednym miejscu, rejestrować sprawy oraz czas pracy prawników, załączać dokumenty czy fakturować.
Jak wybrać i wdrożyć najlepszy program dla Twojej kancelarii?
W październiku 2020 roku powstał raport „Programy do zarządzania kancelarią prawną. Jak wybrać i wdrożyć najlepszy program dla Twojej kancelarii?”.
Wskazany dokument został przygotowany na zlecenie Komisji Wspierania Rozwoju Zawodowego KRRP. Klikając w powyższy link, możesz pobrać raport, który jest doskonałym źródłem wiedzy w zakresie wyboru i wdrożenia programu do obsługi kancelarii prawnej.
W raporcie znajdą Państwo odpowiedzi na następujące pytania:
- Jakie programy do obsługi prawnej są dostępne na polskim rynku?
- Jakie są cechy i funkcjonalności tych programów?
- W jaki sposób przeprowadzić proces wyboru programu?
- Jak z sukcesem wdrożyć oprogramowanie?
Jak wybrać najkorzystniejszą ofertę systemu informatycznego do zarządzania kancelarią?
Jak już wspomniałem, oferta oprogramowań informatycznych jest w obecnych czas bardzo szeroka. Programy te różnią się od siebie, dlatego świadomy wybór powinien być poprzedzony wnikliwą analizą chociaż kilku z nich.
Program dla kancelarii cena
Cena programu dla kancelarii waha się w przedziale pięćdziesiąt zł netto a dwieście zł netto miesięcznie, za użytkownika. Dla przykładu, przy pięcioosobowej kancelarii, gdzie cena będzie sto zł netto miesięcznie za osobę, zapłacimy pięć razy sto złotych, czyli pięćset złotych netto miesięcznie, roczne używanie programu to koszt albo inwestycja rzędu sześciu tysięcy złotych netto. Dlaczego koszt albo inwestycja? Bo przy niepoprawnym wyborze, wdrożeniu i szkoleniu, opłata może nam się nie zwrócić. Stąd warto skonsultować decyzję w Rentownej Kancelarii, by ograniczyć ryzyko błędnej decyzji i sprawić, by zakup stał się inwestycją w technologie legaltech.
Bezpieczeństwo danych w kancelarii
Programy dla kancealrii mogą być instalowane lokalnie na serwerze kancelarii, lub z środowisku chmurowym. Coraz większa liczba kancelarii decyduje się na umieszczanie dokumentów na serwerach dostawców zewnętrznych. Jest sporo zalet ale i pamiętajmy zagrożeń z tym związanych. Poziom zabezpieczeń dostawcy, który posiada setki kancelarii będzie zdecydowanie wyższy niż sami będziemy mogli osiągnąć, a będąc precyzyjnym otrzymujemy to bezpieczeństwo w zryczałtowanej opłacie za usługę. Nie musimy utrzymywać obsługi informatycznej i ponosić kosztów aktualizacji własnych zabezpieczeń.
Wszystko w jednym miejscu
Dostawcy programów dla kancelarii starają się zrealizować ideę by mieć wszystko w jednym miejscu. Kontakty, sprawy, zadania, dokumenty, czynności i faktury są przechowywane w określonej lokalizacji, jest to bezpieczne i niewątpliwie wygodne rozwiązanie. Producenci integrują się z różnymi innymi aplikacjami, np. z MS Outlook, GUS, Pocztą Polską, Portalem Informacyjnym Sądów Powszechnych, programami księgowymi i innymi technologiami, poprzez API. To w mojej ocenie jest przyszłość. Automatyzacja procesów na przykład fakturowania w kancelarii, znacznie skróci czas obsługi księgowej.
Sprawdź jakie zadać sobie pytania przed zakupem programu?
Co chcę za pomocą programu poprawić/usprawnić i czy program mi w tym pomoże?
Czy program działa szybko i intuicyjnie?
Jak ma wyglądać moja kancelaria za rok czy dwa lata? Czy wybrany program pomoże mi osiągnąć cel?
Czy system ma szanse stać się programem podstawowym? Czy istnieje ryzyko rezygnacji z programu po roku/2 latach?
Czy istotne są dla mnie „wodotryski” czy konkretne funkcjonalności, takie jak szybkie wystawianie kilkudziesięciu faktur na początku miesiąca?
Czy program nie zostanie odebrany negatywnie przez moich klientów?
Czy mój sprzęt (laptop, telefon, tablet, serwer) jest przystosowany do danego rozwiązania?
Czy program pomoże mi zapanować nad sprawami w kancelarii?
Czy program pozwoli mi w łatwy i szybki sposób na zarejestrowanie czasu pracy (również poza kancelarią)?
Czy będę korzystał z programu i zadbam o wdrożenie jego funkcjonalności? Czy widzę sens w posiadaniu takiego programu?
Czy mogę zasymulować procesy występujące w praktyce podczas testowania programu?
Jeżeli moja kancelaria się powiększy czy program nadal będzie mi potrzebny? Jeżeli moja kancelaria zmaleje czy program nie będzie za dużym obciążeniem?
Czy program dostosowany jest do różnych modeli pracy (zdanie/hybrydowo/w biurze)?
Czy uważam, że moja kancelaria to przedsiębiorstwo?
Czy program spełnia moje potrzeby i oczekiwania?
Czy exel/dropbox/niekomercyjny gmail to technologie, które charakteryzują profesjonalnego prawnika?
Czy program w łatwy sposób pozwoli na ocenę obłożenia czasu w zespole?
Czy ilość prowadzonych przeze mnie spraw i projektów jest wystarczająca, aby wprowadzić profesjonalny program do obsługi prawnej?
Czy program będzie mi ułatwiał czy utrudniał działania, mając na względzie mój sposób pracy z dokumentami?
Jaką ilość godzin w ciągu miesiąca/kwartału/roku tracę z uwagi na brak notowania danych w systemie?
Za jaką realnie stawkę godzinową pracuję? Czy umiem ją wyliczyć?
Uprawnienia, czyli kto co widzi i może zobaczyć w kancelarii?
W systemach możesz ustawić zakres dostępów dla poszczególnych osób lub grup pracowników. Możemy np. ustawić żeby aplikanci nie widzieli stawek po jakich kancelaria realizuje zlecenia, możemy ograniczyć widoczność dokumentów w sprawach, podzielić się sprawami ze wspólnikami, tak aby każdy widział swoje ale korzystał z jednego programu.
Rejestracja czasu pracy
Jedna z kluczowych wartości zakupu programu, kancelarie które decydują się na skorzystanie z technologii i zapisywanie czasu pracy, potrafią zarobić na roczne utrzymanie programu w tydzień. Sprawdź proste metody zwiększające rejestrację czasu pracy. Poświęciłem oddzielny odcinek podcastu na rozważania, po co rejestrować czas pracy:
Czy program jest dla mnie?
Kancelarie często sięgają po tego typu programy na etapie wzrostu. Jeśli masz poczucie, że liczba spraw znacząco przyspiesza, tracisz panowanie nad przepływem pracy w kancelarii, jesteście obciążeni czynnościami administracyjnymi z pewnością program do obsługi kancelarii może ci pomóc. Sprawdź trzy skuteczne sposoby rozliczeń w kancelarii prawnej. Zapraszamy do konsultacji!
Jeśli zastanawiasz się jaki program będzie najlepszy dla Twojej kancelarii skorzystaj z naszej konsultacji, umów bezpłatną rozmowę – Kliknij Tutaj.
Jeśli uważasz, że treści z tej strony są wartościowe i chcesz pogłębić swoją wiedzę z transformacji kancelarii, zapraszam Cię do niezobowiązującej rozmowy, gdzie sprawdzimy, czy będziemy sobie w stanie pomóc. Pomogłem kilkustet kancelariom prawnym w Polsce rozwiązać różne problemy związane z zarządzaniem, technologią, marketingiem prawniczym i sprzedażą. Bezpłatną rozmowę umówisz klikając w TEN link.
