Jakie problemy mają kancelarie podczas wyboru, czy zmiany programu do zarządzania kancelarią.
Program do zarządzania to oprogramowanie informatyczne zawierające zestaw funkcji pomocnych przy prowadzeniu kancelarii prawnej. Mówiąc potocznie to bezpieczna przestrzeń cyfrowa, której głównym zadaniem jest uporządkowanie procesów w systemie zarządzania kancelarią w myśl idei – wszystko mam w jednym miejscu. Ale co to jest to wszystko?
Oprogramowanie dla kancelarii prawnych skupia w sobie dane teleadresowe klientów, informacje o sprawach, zapisane w programie dokumenty, zaplanowane i zarchiwizowane zadania, notatki z różnorodnych projektów, terminy spotkań i rozpraw w kalendarzu, wykalkulowany czas prac, faktury i wiele innych ważnych informacji dotyczących spraw prowadzonych przez daną kancelarię.
Jak wybrać program, który spełni nasze oczekiwania?
Pierwsza i jednocześnie najbardziej powszechna koncepcją na zakup programu przedstawia się następująco. Wpisujemy w Google “program do zarządzania kancelarią”. Kolejno wybieramy trzech dostawców, przechodzimy z nimi przez prezentacje oraz testy, a następnie decydujemy się na najbardziej odpowiadającą nam opcję. Wdrażamy ją z dobrodziejstwem inwentarza i zapominamy o sprawie. Niekiedy podjęcie takich kroków będzie skutkowało trafnym wyborem, który będzie dopasowany do naszych oczekiwań oraz pozwoli się cieszyć programem do zarządzania przez lata.
Ale! Jest również inna, w moich oczach – bardziej przystępna metoda, którą warto poznać. Dzięki drugiemu rozwiązaniu zobaczysz inną perspektywę dojścia do decyzji, a dodatkowo rozmowy z dostawcami będą ostatnim krokiem na ścieżce wyboru programu oraz jego wdrożenia.
Zwróć uwagę, że decydując się na pierwszą metodę wyboru programu do zarządzania kancelarią, czekają Cię długie rozmowy z dostawcami, w których konsultanci będą starali się zaprezentować swój produkt z jak najlepszej strony. To naturalne. Zauważ, że na rynku dostępnych jest około 30 różnych aplikacji/softów do zarządzania. W mojej opinii, tych na które warto zwrócić uwagę – jedynie około dziesięciu.
Pamiętaj, że dostawcy konkurują ze sobą stosując różne, ciekawe techniki sprzedażowe. Programy z kolei pochodzą z różnych wydawnictw i firm informatycznych.
Z własnego doświadczenia wiem, że jako klienci często nie zwracamy uwagi na ryzyko, które może skutkować następującymi problemami. Wyobraź sobie, że trafiasz do trzech przypadkowych dostawców, przechodzisz przez prezentacje, wybierasz najkorzystniejszą opcję, wdrażasz program, ale po pewnym czasie okazuje się, że wybrana przez Ciebie aplikacja nie posiada funkcji, które są dla Ciebie kluczowe. To powoduje irytacje i niezadowolenie z produktu.
Jakie są 3 główne kroki świadomego wyboru?
- Zdefiniuj i przeanalizuj problemy, z jakimi mierzysz się w Twojej kancelarii. Najprościej mówiąc, odpowiedz sobie na pytanie – jaki jest cel wdrożenia programu do zarządzania?
- Przygotuj i spisz wszystkie funkcjonalności, które bez wątpienia muszą znaleźć się w programie.
- Poszukaj dostawy, a następnie ustal zakres i termin wdrożenia.
Powyższy schemat wyboru jest znacząco uproszczony. Celowo nie rozszerzam każdego z punktów, a jedynie zwracam Twoją uwagę na błędy, które popełniłeś albo możesz popełnić. Zachęcam Cię, aby Twój wybór nie był skutkiem niesamowitych opowieści dostawców, a wynikiem szczegółowej analizy problemów, z jakimi borykasz się w Twojej Kancelarii. Najważniejsze jest dopasowanie rozwiązań do problemów, a nie problemów do rozwiązań.
Z jakimi problemami mierzą się kancelarie prawne? Jaki cel może mieć wdrożenie programu do zarządzania?
Przykładowo możesz mieć problem z natłokiem spraw, nad którymi przestajesz panować. Często obserwuję, jak w kancelariach znacząco rośnie liczba klientów, a co za tym idzie, również wzrost zadań czy spotkań. Wówczas stosowane do tej pory rozwiązania czy sposoby rozliczeń z klientami są niewystarczające. W tej sytuacji, program do zarządzania pozwoli na: zapisanie wszystkich spraw, zadań spotkań i rozliczeń z Twoimi mocodawcami w jednym miejscu. Dzięki temu, bez zbędnego marnowania czasu, będziesz w stanie sprawdzić status sprawy, zobaczyć na jakim jest etapie, a co najważniejsze zapanujesz na chaosem, który z uwagi na przytłaczającą ilość klientów może zaburzyć normalny tryb pracy. Ponadto, mając przed sobą pełny, skrupulatny obraz funkcjonowania Twojej kancelarii, będziesz w stanie podjąć prawidłowe decyzje co do zatrudnienia, czy zarządzania sprawami.
Jeżeli w Twojej kancelarii problemem jest słaba wydajność – program do zarządzania pozwoli Ci zautomatyzować niektóre czynności. Dzięki wdrożeniu softu opracujesz odpowiednie procedury przepływu pracy i zadań pomiędzy poszczególnymi pracownikami w Twojej kancelarii. Nierzadko kancelarie prawne toną w masie dokumentów, a gdy naprawdę niezbędny jest dostęp do konkretnego pisma okazuje się, że tracimy cenny czas na jego poszukiwanie. To samo może dotyczyć Ciebie – również poza Twoją kancelarią. Jeżeli ten problem nie jest Ci obcy, celem wdrożenia programu do zarządzania będzie uporządkowanie dokumentów. Wszystkie wyroki/pisma/wnioski będą znajdować się w jednym miejscu – możesz je otworzyć, edytować, przesłać i zapisać.
Jeżeli boisz się utraty danych, ponieważ znajdują się one w wielu miejscach (np. w kajecie, na poczcie mailowej, na nośnikach danych) – celem wdrożenia programu do zarządzenia będzie ujednolicenie otoczenia IT oraz stosowanie tylko bezpiecznych rozwiązań. Często obserwuję, że problem w zarządzaniu Kancelarią dotyczy również delegowania zadań. Dzięki programowi będziesz w stanie na bieżąco monitorować stan realizacji wydanych poleceń. Ponadto każdy z członków Twojego zespołu będzie świadomy swoich zadań oraz terminu ich realizacji.
Jeżeli problem ma związek z planowaniem czasu pracy, gubieniem terminów i spotkań z klientami, wówczas celem wdrożenia programów będzie uporządkowanie terminów w specjalnym kalendarzu Mecenasa, do którego będziesz miał dostęp w każdym miejscu i czasie. Jeżeli Twój problem dotyczy fakturowania, które pochłania zbyt wiele czasu – program do zarządzania skróci czas potrzebny na ten obowiązek do 3 godzin miesięcznie.
Kłopotem w kancelarii może być również brak rentowności, co nierzadko przekłada się na niezadowalające zarobki czy zaburzony work-life balance. Dzięki programowi do zarządzania zobaczysz, którzy klienci są rentowni, jakie są Twoje stawki i czy możesz je zwiększyć, a także wyliczysz poziom rentowności dla każdego projektu oddzielnie.
Program do zarządzania będzie również dobrym rozwiązaniem dla Kancelarii, które potocznie mówiąc mają bałagan w dokumentach. Jeżeli tracisz czas na szukanie danych, dzięki aplikacji skrócisz czas niezbędny do prawidłowego wyszukania i oznaczenia pism. Ponadto ustalisz procedury przepływu czasu i poprawnie przeprowadzisz archiwizacje spraw.
Myślę że jeśli masz swoje przykłady problemów, to zapewne firmy technologiczne w mniejszym lub większym stopniu nad nimi pracują. Warto rozejrzeć się i zastanowić czy tego typu rozwiązania mogą pomóc w zarządzaniu Twoją kancelarią.
