Zapis słowny podcastu o zarządzaniu czasem w kancelarii prawnej.
Witaj w podcaście Rentowna Kancelaria będę w nim dzielił się praktyczną wiedzą w przedmiocie zarządzania kancelarią prawną, jest to podcast prowadzony przez prawnika dla prawników. Nazywam się Piotr Chodosz i od kilku lat pomagam kancelariom prawnym być bardziej efektywnym na rynku usług prawnych. Znam z osobistego doświadczenia problemy branży prawnej, potrafię rozmawiać z różnymi typami prawników na różnym stadium rozwoju ich biznesu, w praktyce znajduje nieoczywiste rozwiązania ich problemów: szkolę konsultuję i wdrażam programy do zarządzania kancelarią, trafiają do mnie małe i średnie kancelarie szukające pomocy w zakresie rentowności, dobrze znam narzędzia legaltech i chętnie pomagam przy wyborze i wdrożeniu odpowiednich rozwiązań. Rentowna Kancelaria powstała po to, aby chronić się przed błędnymi decyzjami. Sercem podcastu jest rentowność kancelarii, jest kilka definicji rentowności głównie ekonomicznych, ta z którą ja się utożsamiam to pozytywny wynik dochodowości kancelarii który jest konsekwencją kompromisu pomiędzy inwestycjami w zasoby biznesu a stawianymi celami dla kancelarii z uwzględnieniem życia prywatnego. Jeśli chcesz dowiedzieć się jak zwiększać Rentowność Kancelarii to zapraszam cię do odsłuchania tego podcastu.
Witam cię w pierwszym odcinku podcastu Rentowna Kancelaria. Dziękuję że poświęcasz swój czas aby dowiedzieć się z jakich powodów warto zadbać o rejestrację czasu pracy w kancelarii. Zanim zacznę to krótko opowiem co stoi za powstaniem tego podcastu, wiele lat pracuje jako handlowiec i jestem prawnikiem, na styku tych dwóch dziedzin, bardzo niepokoi mi sytuacja w której my jako prawnicy trafiając do dostawcy oprogramowania już w pierwszej minucie rozmowy z handlowcem słyszymy: nasze rozwiązania są najlepsze, najbardziej innowacyjne nie ma co dalej szukać trafił pan idealnie w punkt, mało tego nasze wsparcie odbiera telefonu o drugiej w nocy i zawsze chętnie panu pomoże, kupuje pan właściwie maybacha spośród wszystkich rozwiązań dostępnych, po drugie nosząc się z zamiarem zakupu oprogramowania często sprawdzasz tylko dwie trzy propozycje nie mając wiedzy o tym że na rynku jest kilkanaście korzystniejszych tańszych rozwiązań dla twojej kancelarii, stąd narodziła się koncepcja i pomysł aby porównywać te produkty wskazywać słabe i mocne strony tak byś w konsekwencji źle nie trafił. Tego podcastu mogą słuchać prawnicy w różnym stadium rozwoju osobistego i biznesu, mogą słuchać go studenci prawa jak i partnerzy z trzydziestoletnim doświadczeniem, stąd będę mówił w sposób uniwersalny tak aby każdy mógł wynieść wartość dla siebie._
Na początku zdefiniujemy czym jest rejestracja czasu pracy. Według mnie to zapisanie w programie informatycznym liczby godzin jaką poświęcasz na sprawy klienta i kancelarii powtórzę, to zapisanie w programie informatycznym liczby godzin jaką poświęcasz na sprawę klienta i kancelarii i tym programem informatycznym może być exeel bardzo często jest exel. A może być też w profesjonalny program, tak go nazwijmy, i teraz dla przykładu obsługujesz co miesiąc spółkę transportową w ramach stałej umowy zapisujesz ilość godzin, tak byś wiedział ile czasu w danym miesiącu poświęciłeś klientowi, jeśli umówię się z klientem na stawkę dwieście złotych i zapisałeś, że sprawie poświęciłeś 15 godzin to twoja faktura wyniesie 3000 zł netto. W drugim przypadku możesz umówić się na stałą ryczałtową opłatę powiedzmy te 3000 zł netto ale ilość godzin może być różna w różnych miesiącach. Czyli w jednym miesiącu możesz mieć na przykład 13 godzin a w drugim miesiącu możesz mieć 3 godziny w obydwu tych przypadkach rejestrujesz czas.
Przejdźmy do powodów:
Powód pierwszy poznasz realną wartość twojej pracy. Panie Piotrze jestem radcą prawnym w głównej mierze zajmuje się pracą na rzecz konsumentów, nie rejestruje czasu, wyceniam projekty na oko tak często słyszę od ciebie działając w ten sposób nigdy nie ustalisz swojej realnej wartości pracy często wpadniesz w wir przepracowania A Twój biznes będzie jak mawiała mama Forresta Gumpa będzie jak pudełko czekoladek nigdy nie wiesz co ci się przytrafi nie dowiesz się po jakiej realnej stawce pracujesz i nie będziesz mógł jej zwiększyć nie nauczysz się na zrealizowanych projektach ile czasu się one zajęły i za każdym razem wycena będzie zagadką która jak czekoladka w ustach może się gorzko rozpłynąć. No ale Panie Piotrze rozliczam się głównie ryczałtowo nie szkodzi jeśli panie mecenasie rozliczasz się ryczałtowo i powiedz mi ryczał to 4000 a przepracujesz w danej sprawie w danym projekcie 10 godzin to twoja stawka będzie 400 zł za godzinę. W kolejnych podobnych sprawach będziesz mógł określić ilość czas i przemnożyć przez oczekiwaną stawkę, czasem podpowiadam aby spróbować wyliczyć sobie poziom oczekiwanego wynagrodzenia. Czyli jeśli chcesz mieć przychód 20000 zł netto miesięcznie i chcesz pracować 10 godzin merytorycznie to nie powinieneś przyjmować spraw poniżej stawki 200 zł tak bo 100 razy 200 mamy 20000 zł przychodu. i tutaj w nie będzie znaczenie czy rozliczać się ryczałtem, czy godzinowo. Bo jeśli będziesz przyjmował sprawy poniżej 200 zł netto za godzinę to nie dotrzesz do wyniku 20000 zł netto albo będziesz musiał wypracować większą ilość godzin tych merytorycznych tak tych które sprzedaż przy niższej stawce za godzinę.
Powód drugi poznasz prawdziwe dane, które pomogą ci podejmować prawidłowe decyzję przy skrupulatnym zestawieniu czasu jaki poświęcasz na zadania w kancelarii, będziesz mógł podjąć prawidłowe decyzję bazując na twardych danych a nie na wrażeniu, może się na przykład okazać że spędzasz zbyt dużo czasu w sekretariacie. Co w konsekwencji może dać ci podstawę do zatrudnienia dodatkowej osoby. Mam na myśli sytuację w której analizując powiedzmy ostatni kwartał w kancelarii wyjdzie, że spędzam zbyt dużo czasu w sekretariacie, to może dać mi podstawę do tego aby zatrudnić dodatkową osobę. W kancelarii mamy kilka kategorii czasu który warto analizować, sprawdzać które są najmniej rentowne, które bardziej, które możemy usunąć powiedzieć wystarczy, które rozwijać, te kategorie dzielą się na czynności niemerytoryczne, czyli takie jak prace administracyjne, wystawianie faktur, właśnie wspomniana praca w sekretariacie i czynności merytoryczne czyli takie typowe dla prawnika czytanie przepisów, analizowania orzeczeń, przygotowywanie pism, udział w rozprawach. Mamy również kategorie związaną z czasem poświęconym na własny rozwój czyli jakby na szkolenie i naukę i rozwój kancelarii czy nowe sposoby na komunikację na sprzedaż, na prowadzeniu bloga, tutaj dodałbym jeszcze jedną kategorie czyli czas poświęcony na marketing, czyli social media inne działania związane z rozwojem kancelarii. Teraz jeśli rejestrujemy czas nie tylko w sprawach klienta ale również w kategoriach, które wspomniałem, które wymieniłem, to dajemy sobie szansę na to żeby podejmować prawidłowe decyzje na podstawie czasu zapisanego w ramach i w podziale na te kategorie.
Powód trzeci będziesz mógł płacić więcej pracownikom kancelarii. Przy dobrych rentownych projektach można zwiększyć stawkę dla klientów i pracowników, przy braku rejestracji czasu nie jesteś w stanie określić który projekt był rentowny a który nie. Jako przykład podam klienta kancelarii który podpisał umowę na obsługę stałą ze sposobem rozliczenia ryczałtowym który był na poziomie 15000 zł. Kancelaria nie rejestrowa swojego czasu pracy, nie notowała też zadań jakie dla tego klienta były realizowane. Partner kancelarii zaczął się niepokoić ilością pracy jaką na rzecz tego klienta prawnicy realizują i zaczął rejestrować czas pracy oraz przeliczył koszty jednej godziny dla jednego człowieka i wyszło że pracują 5 zł na godzinę. Jeśli nie poddał by refleksji i nie zacząłby rejestrować czasu pracy, nie dowiedziałby się jaki jest realny koszt współpracy, jeśli korzystasz z programów do zarządzania możesz sprawdzić ile każdy z Twoich pracowników zapisał godzin, ile z tego zostało sprzedanych, ile zostało zapłaconych na bazie tej wiedzy możesz kształtować politykę zatrudniania i wynagrodzeń aplikantów i swoich współpracowników
Powód czwarty dowiesz się ile realnie czasu kosztuje cię obsługa projektu, sprawy, klienta. W niektórych sprawach płacą sporą sumę na początku, później obsługujemy ich ponosząc koszty, finalnie po zakończeniu sprawy przy braku rejestracji godzin, nie jesteśmy w stanie ocenić czy klient i jego sprawa były dla nas rentowne, to trudno będzie policzyć to bez zapisywania czasu, podobnie sprawa się ma do projektów wynagradzany na zasadzie success fee kancelaria ponoszą koszty których nie liczą a później też nie są w stanie odtworzyć struktury poniesionych kosztów.
Powód piąty będziesz mógł przedstawić klientowi w każdej chwili realny nakład jaki poświęcasz na prowadzenie jego spraw. Klienci oczekują transparentnych układów, chcą wiedzieć jaki status mają ich sprawy prowadzone przez kancelarię sprzedając swoje usługi możesz użyć argumentu że jest rejestrujesz czas pracy i w każdym momencie podzielisz się z klientem ilością godzin przepracowanych, tak aby on miał komfort i poczucie panowania nad swoimi finansami, ten powód pomaga zrozumieć klientowi ile kosztuje ciebie prowadzenie jego sprawy.
Powód szósty zestawianie czasu pracy może pomóc ci wyjść z przepracowania, może być tak że jeśli zaczniesz zapisywać rozmowy z klientem który odbywasz wieczorem i one trafią do timesheet u klienta a on będzie dzwonił mniej. Co w konsekwencji może spowodować mniejszą ilość godzin twojej pracy za które nie bierzesz pieniędzy, mogą wzrosnąć twoje stawki mogą być lepiej wyceniane sprawy, analitykom obejmiesz klientów, projekty, sprawy, będziesz wiedzieć czego nie kalkuluje się robić, komu podziękować a które współpracę są nierentowne, co w konsekwencji pomoże ci wyjść z przepracowania.
Powód siódmy będziesz lepiej poruszał się po modelach rozliczeń. Przy zapisywaniu czasu pracy może okazać się, że jednym z korzystniejszych modeli będzie na przykład model mieszany. Mam tu na myśli łączenie ryczałtu z rozliczeniami godzinowym dla klienta, obniżanie, zwiększanie stawek godzinowych. Może się okazać, że kalkuluje się przejść z obsługi godzinowej na ryczałt albo odwrotnie, co ja mam tutaj na myśli, jeśli zaczniemy rejestrować swój czas pracy i przyglądać się i dokonywać analiz dla projektów dla spraw które prowadzimy. to z tych analiz może wyjść że bardziej rentowna dla nas będzie współpraca na zasadzie na przykład ryczałtu z limitem godzin dla niektórych klientów z niektórymi klientami będziemy przechodzić z ryczałtów na rozliczenia godzinowe a z innymi z godzinowych rozliczeń na ryczałty. I teraz zapisując ten czas pracy dajemy sobie szansę na to żeby się o tym dowiedzieć, żeby to przeanalizować i żeby wyciągnąć wnioski. Jeśli tego nie robimy, no to tej szansy nie będziemy mieć
Powód ósmy dostęp do profesjonalnych programów jest łatwy i stosunkowo niedrogi. Nie jestem zwolennikiem stosowania programu do zarządzania kancelarią w każdym przypadku, bardzo często mówię do klientów, że to nie jest dobry pomysł żeby w to inwestować, dlatego że nie przyniesie to wartości panu i pana biznesowi na etapie w którym na którym pan jest. Na rynku jest dostępna cała gama programów one są dostępne na komórki na tablety one usprawniają i skracają ilość i czas kliknięć przy rejestracji czasu przy rejestracji uczynności i one starają się realizować ideę aby mieć wszystko w jednym miejscu i w większości przypadków się to udaje zrobić, bo oprócz czasu pracy notujemy tam zadania, gdzie miedzy-zespołowo możemy wymieniać się rzeczami, które trzeba zrobić. Można prowadzić tam kalendarze zapisywać, udostępniać dokumenty są też strefy dla klienta koszt takiego programu dla jednej osoby to jest wydatek rzędu 1000-1500 zł netto na rok i to jest w mojej ocenie rozsądna propozycja, ale to nie jest propozycja, moim zdaniem, dla wszystkich i nie każdy jakby musi korzystać z profesjonalnych programów można się tak naprawdę posiłkować też excelem przy mniejszej skali działalności.
Powód dziewiąty masz wszystko pod kontrolą w każdym momencie. Jeśli pracownicy mają wypracowany nawyk rejestracji czasu pracy w dniu wykonania, możesz w każdej dowolnej chwili sprawdzić jaka ilość godzin na daną chwilę jest zapisana, możesz to robić codziennie, co tydzień, co miesiąc, wiesz na jakim etapie są projekty jeśli chodzi o czas poświęcony na daną sprawę, na dany projekt. Dodatkowo w profesjonalnych programach do zarządzania kancelarią można ustawiać alarmy które będą sygnalizowały przekroczenie pewnych poziomów wykorzystania zasobu kosztu czasu, po przekroczeniu których będziesz widział, że projekt ma znacznie więcej większą ilość godzin zapisanych zarejestrowanych niż przewidziałeś
Podsumujmy powody:
- poznasz realną wartość twojej pracy,
- poznasz prawdziwe dane które pomogą ci podejmować prawidłowe decyzję,
- będziesz mógł płacić więcej pracownikom kancelarii,
- dowiesz się ile realnie czasu kosztuje cię obsługa projektu powód,
- będziesz mógł przedstawić klientowi w każdej chwili realny nakład jaki poświęcasz na prowadzenie jego spraw, 6. przestawienie czasu pracy może pomóc ci wyjść z przepracowania,
- będziesz lepiej poruszał się po modelach rozliczeń powód,
- dostęp do profesjonalnych programów jest łatwy i stosunkowo niedrogi,
- masz wszystko pod kontrolą w każdym momencie.
